Aktuelles über Microsoft

Ab 20. Oktober 2004 ist Microsoft Business Solutions-Navision 4.0 in Deutschland verfügbar. Das neue Release der vollständig integrierten Unternehmenssoftware orientiert sich besonders an den Bedürfnissen kleiner und mittelständischer Firmen und bietet zahlreiche neue und erweiterte Funktionen für diese Zielgruppe. 
 
Gerade kleine und mittelständische Unternehmen sind darauf angewiesen, dass sie eine Unternehmenssoftware schnell produktiv einsetzen können. Zugleich muss die Software dem Anwender alle Funktionen einer "großen" Lösung zur Verfügung stellen, die das Unternehmen nachhaltig unterstützt, um im Wettbewerb zu bestehen. Vor diesem Hintergrund hat Microsoft zentrale Elemente von Navision überarbeitet. Die augenscheinlichste Änderung der Software betrifft die grafische Benutzeroberfläche, die an das Look-and-Feel von Microsoft Outlook angelehnt wurde, um die Arbeit mit Microsoft Navision zu erleichtern.

Speziell für kleine Unternehmen stehen in der Version 4.0 erweiterte Funktionalitäten für die Produktionsplanung und -steuerung (Manufacturing) zur Verfügung. Neue Funktionen sind ebenso im Finanzmanagement hinzugekommen. So ist Business Analytics als vollständige BI-Lösung (Business Intelligence) fester Bestandteil von Microsoft Navision 4.0. Weitere Änderungen betreffen die Analysemöglichkeiten innerhalb des SCM-Moduls (Supply Chain Management). Microsoft hat neue Berichtsfunktionen implementiert, die schnell und effizient wiederkehrende Auswertungen ermöglichen. Darüber hinaus hat der Softwarehersteller ein verbessertes Upgrade Toolkit entwickelt, um Bestandskunden den Umstieg auf Microsoft Navision 4.0 zu erleichtern.

"Wir werden mit der neuen Version eine Initialzündung bei kleinen und mittelständischen Unternehmen auslösen", erläutert Frank Hassler, Leiter Produktmanagement bei Microsoft Business Solutions. "Wir freuen uns, eine Lösung vorstellen zu können, die auf ein Ziel ausgerichtet ist: diesen Unternehmen direkt zu helfen, von IT zu profitieren. Waren viele Betriebe in der Vergangenheit zögerlich, wenn es um den Einsatz einer Unternehmenslösung ging, so erleichtern wir mit Navision 4.0 den Schritt in eine IT-gestützte Geschäftsplanung deutlich. Wir haben aus den spezifischen Anforderungen kleiner und mittelständischer Firmen eine Software entwickelt, die dem Anwender klare, in Zahlen messbare Vorteile bringt."

Neue Oberfläche im "Outlook"-Stil

Die auffallendste Veränderung hat Microsoft Navision durch eine überarbeitete Benutzerführung im Outlook-Design erfahren. Neuen Anwendern wird dabei eine vertraute Arbeitsumgebung bereitgestellt, die es ihnen gestattet, ohne großen Schulungsaufwand Navision produktiv einzusetzen. Mit Hilfe der Outlook-Umgebung können Anwender rasch und effektiv mit der integrierten Unternehmenslösung arbeiten. Durch die bekannte Arbeitsoberfläche lernen Anwender den Umgang mit Navision intuitiv und bedienen die Lösung ähnlich einem Office-Programm. Vereinfachte und personalisierte Menüs unterstützen dies zusätzlich. Ein Mitarbeiter kann beispielsweise Shortcuts zu häufig verwendeten Tabellen definieren und diese in die Navigationsleiste integrieren.

Kürzere Implementierungszeit als Wettbewerbsvorteil

Gerade für kleine mittelständische Unternehmen mit begrenzten finanziellen Ressourcen ist es wichtig, eine Unternehmenslösung schnell produktiv nutzen zu können. Microsoft Navision 4.0 wurde so gestaltet, dass die notwendige Dauer für die Implementierung der Lösung auf ein Minimum reduziert wurde. Ein XML-Port vereinfacht beispielsweise die Entwicklung und Einrichtung von Funktionen zum Dokumentenaustausch auf Basis von XML. Durch den Port benötigen Implementierungsparter kein spezielles Fachwissen in XML mehr. Für einen schnellen Umstieg auf Navision 4.0 hat Microsoft daneben ein verbessertes Upgrade-Toolkit entwickelt. Mit ihm lassen sich die Kosten beim Wechsel auf das neue Release senken. Das Toolkit automatisiert bestimmte Routinen, die bei einem Versionswechsel bislang manuell durchgeführt werden mussten. Auch wurde die Datenkonvertierung überarbeitet und neue Upgrade-Reports zur Kontrolle der abgeschlossenen Prozeduren eingebaut.

Zielmarkt: Kleine Unternehmen

Mit dem neuen Release seiner Unternehmenslösung spricht Microsoft erweiterte Zielgruppen an. Hiezu zählt insbesondere das Segment der kleinen mittelständischen Betriebe. Innerhalb weniger Monate hat der Softwarehersteller seine Lösung "Navision für kleine Unternehmen" bei über 300 Kunden implementieren können. Der außerordentliche Erfolg der Software hat das Unternehmen darin bestärkt, mit Microsoft Navision 4.0 eine Lösung zu entwickeln, die noch stärker auf die spezifischen Anforderungen in diesem Segment ausgerichtet ist. Unterstützt wird dies durch Funktionalitäten, die speziell kleine Unternehmen adressieren. Hierzu zählen beispielsweise Funktionen für die Produktionsplanung und -steuerung (PPS). Ein neues "Benachrichtigungssystem" zielt in dieselbe Richtung, indem es kleine Unternehmen mittels automatischer Reports und Benachrichtigungen von notwendigen Kontrollaufgaben entlastet. Mit Hilfe dieser Funktion kann der Anwender oder ein Geschäftspartner automatisch über veränderte Zustände oder kritische Geschäftsvorfälle informiert werden und die notwendigen Maßnahmen ergreifen. Eine weitere Unterstützung bietet Microsoft kleinen Unternehmen über die neuen Analysemöglichkeiten innerhalb des SCM-Moduls. So wurden drei zusätzliche Berichtsfunktionen implementiert: "Analyseberichte", "Verkaufs- und Einkaufsbudgets" sowie Berichte nach Dimensionen. Alle drei wurden für kleine Betriebe mit weniger umfangreichen Anforderungen an das Berichtswesen konzipiert. Hiermit können Anwender Reports direkt aus Navision heraus erstellen. Grafische Plantafeln wiederum dienen der Visualisierung von Aufträgen mit geringer Fertigungstiefe und vermitteln diesen Firmen zugleich ein klares Bild der Zeit- und Kapazitätsplanung.

PPS für kleine mittelständische Unternehmen

In der Version 4.0 enthält Navision neu entwickelte Funktionen für die Produktionsplanung und -steuerung (PPS) speziell für kleine mittelständische Unternehmen. Sie richten sich in erster Linie an Fertigungsbetriebe mit geringer Fertigungstiefe, die ihre Materialbedarfs- und Kapazitätsplanung flexibel und manuell durchführen. Microsoft Navision Manufacturing stellt eine umfassende Auftragsbearbeitung zur Verfügung: von der Erfassung des Kundenauftrags über die Planung bis hin zur Durchführung der Fertigung inklusive Rückmeldungen. Der Fokus liegt dabei auf der auftragsbezogenen Bedarfsplanung. Mit der Software kann der Neubedarf für einen Auftrag schnell und einfach ermittelt und inklusive einer Verfügbarkeitsinformation angezeigt werden. Dies führt zu einer deutlichen Zeitersparnis für die Mitarbeiter. Darüber hinaus können sie mit einer grafischen Plantafel Fertigungsaufträge visualisieren: Kapazitätsplanung und -auslastung lassen sich mit einem integrierten Diagramm leicht verdeutlichen, wodurch die Produktion transparent wird. Die Feinplanung der Fertigungsaufträge kann ebenfalls anhand der grafischen Plantafel durchgeführt werden. Microsoft Navision 4.0 bietet mit diesen Funktionalitäten kleinen mittelständischen Unternehmen einen umfassenden Überblick im Produktionsprozess.
 
Benachrichtigungssystem: Entlastung von der Routine

Ein Alleinstellungsmerkmal von Microsoft Navision 4.0 ist das neue Benachrichtigungssystem. Es dient dazu, interne Unternehmensvorgänge transparent zu machen. Mit dem System lassen sich zeit- oder ergebnisgesteuert E-Mail-Nachrichten generieren, um Mitarbeiter, Lieferanten, Partner und Kunden kurzfristig über wichtige Ereignisse, die den täglichen Arbeitsablauf betreffen, zu informieren. Dabei können statische, feldbasierte Ereignisse eingesetzt werden, beispielsweise eine Änderung des Kreditlimits für einen Kunden oder der Zertifizierungsstatus für eine freigegebene Stückliste. Gleiches gilt auch für dynamische, zeitbasierte Ereignisse wie Lieferantenerinnerungen oder verspätete Fertigungsaufträge in der Produktion. Neben diesen Vorlagen besteht auch die Möglichkeit, individuelle Ereignisse als Auslöser zu definieren oder Benachrichtigungen an die speziellen Bedürfnisse der Kunden anzupassen. Ziel dieses Systems ist es, Unternehmen von Kontrollaufgaben zu entlasten. Gerade kleinere Betriebe, die neben ihrer täglichen Arbeit wenig Zeit und Ressourcen für die Überwachung und Recherche investieren können, haben mit dem neuen Benachrichtigungssystem die Möglichkeit, sich voll ihrem eigentlichen Geschäft zu widmen.

Informationsleiste: Verkaufsdaten auf einen Blick

Innerhalb des Moduls Verkauf & Marketing führt Microsoft in Navision 4.0 eine Informationsleiste ein, die die Arbeit des Vertriebs erleichtert. Diese Informationsleiste stellt dem Mitarbeiter alle relevanten Informationen zur Bearbeitung von Angeboten, Aufträgen, Rahmenaufträgen und Verkaufsrechnungen auf einen Blick zur Verfügung. So hat der Verkäufer über die Leiste stets Zugriff auf die Artikelverfügbarkeit, vorhandene Ersatzartikel oder aktuelle Verkaufspreise und -rabatte. Auf diese Weise kann er auf Kundenanfragen schnell und zuverlässig reagieren. Ein Blick auf übersichtliche Kaufhistorien der Kunden setzt Vertriebsmitarbeiter in der Lage, aktiv auf die Kundenbedürfnisse einzugehen. Die Auftragsbearbeitung wird dadurch beschleunigt, dass direkt aus der Verkaufshistorie eines Kunden heraus Daten in einen neuen Beleg übernommen und anschließend bearbeitet werden können. Zugleich wird die Abhängigkeit von Papier-basierten Informationsträgern reduziert, wodurch sich Fehler bei der Auftragsbearbeitung minimieren lassen.

Business Analytics: BI inklusive

Microsoft hat Business Analytics als integralen Bestandteil in die Unternehmenslösung aufgenommen. Business Analytics steuert die Aufbereitung relevanter Daten im OLAP-Format (Online Analytical Processing) und beinhaltet ein benutzerfreundliches Business-Intelligence-Werkzeug, mit dem sich die Kennzahlen aus allen Bereichen des Unternehmens auf Knopfdruck analysieren lassen. Mitarbeiter und Führungskräfte können damit den Prozess der Informationsbeschaffung, der Aufbereitung und Analyse unternehmensspezifischer Daten aus Microsoft Navision beschleunigen. Dabei lassen sich die Analysetools den Bedürfnissen der Anwender anpassen. Die vielfältigen grafischen Auswertungsmöglichkeiten bieten eine zuverlässige Unterstützung für die Steuerung des Unternehmens.

Neuerungen im Finanzmanagement

Im Finanzmanagement bietet Microsoft Navision 4.0 ebenfalls funktionale Neuerungen und Erweiterungen. So umfasst die Lösung eine neue Intercompany-Funktion zur automatisierten Abwicklung von Transaktionen zwischen verbundenen Unternehmen. Mithilfe von Intercompany-Buchungen können Firmen alle erforderlichen Dokumente, beispielsweise Verkaufs- und Einkaufsbelege, für mehrere Unternehmen gleichzeitig erstellen. Dabei werden multiple Datenbanken, mehrere Währungen und Sprachen sowie verschiedene Kontenpläne unterstützt. Darüber hinaus hat Microsoft die Bereiche Teilzahlungen sowie die Rücknahme von Belegausgleichen und die Storno-Funktionalität weiter flexibilisiert. Für Teilzahlungen beispielsweise kann der Anwender frei bestimmen, wie und in welcher Höhe Zahlungen ausgewählten Rechnungen zugeordnet werden. Hierzu wird beim Ausgleich offener Posten Angaben über den Ausgleichsbetrag, über die ausgewählten Positionen oder eine Vorschau der zu buchenden Posten angezeigt. In Microsoft Navision 4.0 können daneben ausgeglichene Debitoren- oder Kreditorenposten wieder geöffnet werden, sollte eine Zahlung versehentlich einer falschen Rechnung zugeordnet worden sein. Gleichfalls flexibel gestaltet sich die Storno-Funktionalität. Alle Buchungen, die innerhalb eines Buchungsblattes erzeugt wurden, können wieder storniert werden. Hierbei werden alle zu dieser Transaktion gehörenden Posten ebenfalls storniert. Die flexible Gestaltung innerhalb des Finanzmanagements vereinfacht die Handhabung und reduziert Fehlerquellen, was letztlich den Gesamtnutzwert der Lösung steigert.