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Das Credo der absoluten Kundenorientierung

Die deutschen Maschinen- und Anlagenbauer sind auf Wachstumskurs. So auch die Motan Gruppe, ein Spezialist für Anlagen zur Kunststoffgranulat-Aufbereitung sowie für das Materialmanagement der kunststoffverarbeitenden Industrie. Dort legt man in Sachen ERP Wert auf Kontinuität im Wandel.

Mit Stammsitz in Isny und Hauptsitz in Konstanz unterhält die Gruppe ein weltweit gespanntes Netz internationaler Vertretungen und Partner. Zur Unternehmenssteuerung setzt Motan seit über zwanzig Jahren EDV-gestützte Systeme ein, wobei sich das ERP- System Navision in den letzten acht Jahren zur unverzichtbaren Arbeitsumgebung entwickelte. Ebenso lange währt die Zusammenarbeit mit dem Dienstleister Kumavision, in deren Verlauf die eingesetzte DOS-ERP-Version zum perfekt passenden Werkzeug ausgebaut wurde. Vor diesem Hintergrund lag die Herausforderung darin, die etablierte Navision-Lösung im Rahmen organisatorischer Umstellungen durch die Windows-basierte Version zu ersetzen, dabei die Kontinuität zu wahren und die Produktivität zu steigern.

„Nichts von der Stange"

Das Credo bei Motan lautet: Absolute Kundenorientierung. „Bei uns kommt nichts von der Stange", weiß EDV-Leiter Jürgen Anné und meint damit nicht nur den Anlagenbau, sondern auch die Unternehmensprozesse. „Der Anlagenbau stellt hohe Ansprüche an eine Software zur Unternehmenssteuerung. Wir arbeiten mit kleinen Stückzahlen bis hin zur Individualfertigung. Daher können wir z.B. keine Variantentechnik einsetzen. Stattdessen sind unsere Stücklistenstrukturen auf ständige Modifikation ausgerichtet. Dabei setzen wir die im Anlagenbau mittlerweile bewährte Plus-Minus-Rechnung in den Stücklisten ein."

Aufgaben solcher Art löst Jürgen Anné zusammen mit Hans-Joachim Göbel, Betriebsleiter und Projektverantwortlicher bei Motan, von Beginn an erfolgreich mit Navision. Bei dem gemeinsam mit Kumavision durchgeführten Update der ERP-Software ging es nun vor allem um eine Integration der meisten Unternehmensprozesse auf einer gemeinsamen Plattform: „Wir haben zum Beispiel eine Vertriebsabteilung, organisatorisch und rechtlich eine eigene Firma- und auf der anderen Seite unsere kaufmännische Abteilung, die unsere Produktion bedient. Beide haben ähnliche Aufgaben. Und wir haben beide auf der Basis des neuen Systems so verbunden, dass beispielsweise die Aufträge per Datenaustausch transferiert und gemeinsam genutzt werden. Die Prozesse sind jetzt durch Belegtransfer einheitlich und wesentlich transparenter", erklärt Jürgen Anné.

Das Ziel ist Effektivität, nicht Rationalisierung: „Unser Bestreben war es noch nie, (durch EDV-Einsatz Arbeitsplätze zu minimieren", betont Hans-Joachim Göbel, „vielmehr wollen wir eine Arbeitsplatzumgebung schaffen, die es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Arbeit effektiver und besser zu erledigen". Aus der Vergangenheit resultieren jedoch auch einige selbst entwickelte, gut eingespielte Unternelunensprozesse, die nicht ohne weiteres mit den Standards von Navision harmonieren. Die alte Version von Navision halte man bei Motann im Lauf der Jahre entsprechend angepasst. Beim Update stellte sich daher an vielen Punkten die Frage: Standard oder Individuallösung?

Die goldene Mitte finden und...

Jürgen Anné gibt eine Antwort: „Wir haben versucht, die goldene Mitte zu treffen. Allerdings kam es uns dabei entgegen, viele tragende Strukturen auch im neuen Navision wieder zu finden. So konnten wir uns von Anfang an auf die Details konzentrieren." Und weil im Detail oft ungeahnte Herausforderungen stecken, ließ sich Motan rund ein Jahr Zeit für die Vorbereitung der Umstellung.

„Im Vergleich zur kompletten Neueinführung sehe ich die wesentlich größere Herausforderung darin, eine bereits ausgefeilte Unternehmenssteuerung abzulösen", sagt Anné, „einfach weil die Prozesse schon vor der Ablösung optimiert waren. Jeder Mitarbeiter will die gewohnte Produktivität nach Umstellung sofort wieder sehen." Die Wertschätzung ist nicht verwunderlich, war doch die jetzt abgelöste Navision-Lösung über acht Jahre im Einsatz. „Da hatten wir eine heilige Kuh vor uns", so Anné. „Die Mitarbeiter haben ihr Navision regelrecht geliebt."

Vor diesem Hintergrund kam es Motan bei der Zusammenstellung der Updateversion sehr zupass, den Standard der neuen Navision-Basis mit verschiedenen von Kumavision bereits angepassten Modulen ergänzen und den Anpassungsaufwand damit reduzieren zu können. Das Projektteam sah sich darüber hinaus vor eine weitere Herausforderung gestellt:

„Genau in die Zeit der Umstellung fiel bei uns ein Auftragsboom, wie wir ihn zwei Jahre nicht mehr erlebt hatten", erinnern sich Göbel und Anné.

In der Folge setzte die Gschäftsleitung harte Ziele. Nicht länger als vier Wochen dürfe es dauern, bis die Ablösung mindestens so produktiv arbeiten sollte wie die alte Version. „Es war eine harte Zeit, aber wir haben es geschafft. Die große Erfahrung des Projektleiters und die langjährige Praxis mit Navision waren sehr hilfreich. Denn in solchen schwierigen Terminsituationen reicht das fachliche Können nicht aus, sondern es kommt auch darauf an, die Übersicht und den roten Faden nicht zu verlieren."

.. den roten Faden nicht verlieren

Das Projektteam bestand aus zwei Mitarbeitern von Kumavision sowie Hans-Joachim Göbel und Jürgen Anné auf Seiten von Motan. In der Einführungsphase verteilte sich das Vierergespann auf den ganzen Betrieb und begleitete die Mitarbeiter in den Produktivstart. Allerdings war eine Reihe von Key Usern schon zuvor geschult worden. Inzwischen arbeiten über 100 Mitarbeiter mit der neuen Lösung.

Vertrieb, kaufmännische Abteilung und eine Filiale in Norddeutschland arbeiteten früher mit jeweils eigenem Datenbestand auf drei verschiedenen Servern. Alle drei wurden im Zuge der Umstellung auf eine gemeinsame Datenbasis umgezogen. „Ganz einfach war das nicht", erinnert sich Jürgen Anné: „Es gab außer uns niemanden mehr, der das Navision und unsere Systeme so gut kannte. Also habe ich die Datenübernahme aus dem alten System selbst programmiert."

Nachdem das ERP-System läuft, kann der EDV-Leiter einen Blick in die Zukunft wagen: „Gerade für künftige Anpassungen oder Motan-spezifische Weiterentwicklungen ist es wichtig, dass die jetzt eingeführte Lösung gut dokumentiert ist." Für die Zukunft sehen Göbel und Anne vor allem den Einsatz von Navision im Bereich der weltweiten Vernetzung des Unternehmens. „Wir bauen derzeit verstärkt internationale Produktionsstandorte auf und möchten dort jeweils unser ERP-System einsetzen. Wobei einzelne Standorte es bereits nutzen, wenn auch nur landesspezifisch. Hier wird es die Herausforderung sein, die einzelnen Systeme plattformübergreifend zu optimieren", erklärt Göbel.

Quelle: IT-Mittelstand 03/2007