Projekte

Einem „Sprung ins kalte Wasser“ kommt es gleich, wenn die neue ERP-Lösung in den Echtbetrieb geht. Projektphase,  „Going live“ und Post-Implementierungsphase sind gefürchtete Klippen. KUMAvision hat die Erfahrungen aus rund 400 Kundenprojekten genutzt und ein ausgeklügeltes Projektmanagement entwickelt, das ERP-Projekteinführungen absichern hilft. Wir sprachen mit Unternehmen und einem Projektleiter-Team von KUMAvision, über die Herausforderungen und wie ihnen zu begegnen ist.

Der Moment der Wahrheit kommt,wenn nach der Projektphase für die unternehmensweite ERP-Lösung endlich „der Sprung ins kalte Wasser“ ansteht. Dann erweist sich, wie gut die neue Lösung trägt. In der Praxis zeigt sich rasch, was in der Projektphase übersehen wurde und wie flexibel die neue Software angepasst werden kann. Und es zeigt sich auch, wie gut das Projektteam auf die Herausforderung von „Going live“ vorbereitet ist. Denn in der ersten heißen Phase des Echtbetriebs zahlt sich stringente, sichere Projekteinführung aus. Nicht weil damit nichts mehr schief gehen kann, sondern weil das Projektteam über die notwendigen Erfahrungen und Ressourcen verfügt, um schnell und effizient den normalen Tagesbetrieb zu ermöglichen.

Entscheidungen unter Druck
Oft steht hinter der Einführung neuer ERP-Systeme ein enormer Druck: Leasingverträge laufen aus, lange genutzte Werkzeuge und Systeme sind den Entwicklungen des Unternehmens nicht mehr gewachsen, und daher lassen sich ursprünglich gut funktionierende Geschäftsprozesse schon längere Zeit nur ungenügend an neue Herausforderungen und Größenordnungen anpassen.
Nicht selten werden unter diesem Druck bereits Terminpläne und Budgets festgezurrt, noch bevor konkrete Details einer ERP-Lösung entschieden sind, beobachtet Thomas Brauchle, Projektleiter bei KUMAvision. „In solchen Situationen muss man Kunden manchmal regelrecht vor sich selbst schützen“, weiß der erfahrene Projektleiter und ergänzt: „Viele Projekte laufen schief, weil sie schon von Anfang an falsch aufgesetzt wurden“. Wie wichtig Erfahrung und Sicherheit in der Projektierung ist, das zeigt die zunehmende Zahl scheiternder ERP-Projekte mit Folgen, die sich schnell herumsprechen: „Auslieferungen verzögert“ oder gar „Auslieferungsstopp wegen ERP-Umstellung“ oder „Firma konnte zwei Monate lang keine Rechnungen mehr erstellen“... . Davor fürchten sich die Verantwortlichen, denn die Folgeschäden schlecht laufender oder gescheiterter Einführungen sind hoch.

Kommunikation und Motivation
Auch wenn das Projekt an sich gut aufgesetzt ist, kann sich eine ablehnende Haltung der Mitarbeiter im Unternehmen aufbauen und den Erfolg des Projekts in Frage stellen. Dahinter steckt oft die Furcht vor Veränderungen und Belastungen, die im Gefolge der projektierten ERP-Lösung erwartet werden. Projektteams, die diese mögliche Klippe nicht berücksichtigen, sind in fortgeschrittenen Projektphasen isoliert und kommen der Opposition auch mit guten Argumenten kaum mehr bei. Die beiden Stichworte lauten: Kommunikation und Motivation. Sind diese Punkte systematisch im Ansatz und in der Methodik der Projektdurchführung verankert, dann können Projektteams diese Herausforderungen nicht nur meistern, sondern Kapital daraus schlagen und zusätzlichen Schub für das Projekt erzeugen.

Methodisches Projektmanagement
„Wir haben aus unseren umfangreichen Erfahrungen Konsequenzen gezogen“, erklärt Markus Schrade, Vorstand der KUMAvision AG im Gespräch über die Frage, wie ERP-Projekteinführungen sicher zum Erfolg geführt werden können. Er stellt „KUMAtarget“ vor: eine von KUMAvision erarbeitete Methode der Projektführung, die, unterstützt von einer Sammlung abgestimmter Werzeuge, mit großem Erfolg angewendet wird. „Wir kennen doch die Herausforderungen, die hinter jedem Projekt in der einen oder anderen Weise stecken, weil das unser täglich Brot ist, das Projektmanagement“, erläutert Markus Schrade und vertieft: „Termine, Kosten, Funktionen, eine gemeinsame Sprache sprechen im Projekt, das notwendige Vertrauen gewinnen und auch behalten: diesen Ball haben wir aufgegriffen und eine Methode entwickelt, mit der wir unsere Projekte sehr wirksam absichern können“.

Erfahrung aus über 400 Projekten
Rund 400 Projekteinführungen hat KUMAvision in den vergangenen zehn Jahren hinter sich gebracht. Daher war es ein naheliegendes Ziel, die wertvollen Erfahrungen, die in den hohen Kompetenzen erfolgreicher Projektleiter eingebettet liegen, zu entpersonalisieren und in eine nachvollziehbare Methode zu gießen. „Wir schaffen es auf dieser Grundlage, gerade den weichen Faktoren im Projekt besser gerecht zu werden“, betont der KUMAvision-Vorstand. „Wir binden damit die betroffenen Mitarbeiter des Kundenunternehmen systematisch und sehr bewusst in das Projekt ein“.

Geschäftsprozess-Orientierung
Einer der Kern-Leitsätze lautet: Weg von der hierarchischen Organisationim Projekt, hin zu einer geschäftsprozess-orientierten Organisation! Nur sosind die detaillierten Prozesskenntnisse und Kompetenzen der Mitarbeiter  optimal zu nutzen. „Diese Einbindung schafft Motivation und Vertrauen, also Kundenzufriedenheit schon während der Projektphase“, sagt der Projektteamleiter Koray Tamtürk. „Wir trainieren es ganz bewusst, mit schwierigen Kundensituationen umgehen zu können, denn oft sind es gerade die menschlichen Probleme, die besonderer Kompetenz bedürfen, nicht nur die technischen.“
Das sieht auch Günter Schmitz so, Geschäftsführer des Medizitechnikherstellers Servox und Kunde von KUMAvision: „Unsere Mitarbeiter brauchten eine Eingewöhnungsphase, ganz klar. Aber durch die frühe Einbeziehung hat KUMAvision große Akzeptanz erreicht, trotz unvermeidlicher Belastungen, die das Projekt für alle Beteiligten mit sich brachte.“ Gemeinsame Projektdatenbank Stichwort Kommunikation: Wesentlichen Anteil an der Methode „KUMAtarget“ hat die präzise, schriftliche Abbildung aller Erwartungen und Vereinbarungen. „Damit bekommen wir bereits in frühen Projektphasen eine klare Modellierung der Prozesse“, erklärt Harald Büchel, ebenfalls Projektleiter bei KUMAvision.

 

 

Eine gemeinsame Projektdatenbank
stellt die Basis für den zeitunabhängigen Austausch dar und ist zugleich Ort der Objektivierung im Projekt. Über das Internet zugänglich, sind dort natürlich der meilenstein-orientierte Projektplan und eine ständig aktuelle Liste offener Punkte einsehbar. Damit ist der Projektstatus für jeden Beteiligten zu jeder Zeit festzustellen. Dazu kann in der Projektdokumentation recherchiert werden, und selbst die Schulungsunterlagen sind dort abholbar.

Ein Leitstrahl für das Projekt
„Sagen wir es so: Es muss ein Leitstrahl für das Projekt installiert werden“, ergänzt Markus Schrade, „mit Messpunkten an den kritischen Stellen, mit Expertisen und Checkpunkten, also ein Frühwarnsystem, das dem Projektteam Hinweise gibt, was passiert, wenn irgendwo die Ampel auf Rot geht“. Ein solcher „Leitstrahl“ sorgt auch dafür, dass Prioritäten gesetzt und eingehalten werden. So vermeiden die KUMAvision-Projektleiter die Überbetonung von Sonderfällen.

Simulationen zeigen Projektstand
Ein weiterer wichtiger Baustein besteht in der systematischen Simulation von Geschäftsprozessen, wie sie in der ERP-Software abzubilden sind. Bei dem mittelständischen Elektrotechnik- Unternehmen Pfannenberg gewann der erfahrene Projektleiter Harald Büchel die Geschäftsleitung dafür, mit einer Anzahl von Mitarbeitern in mehreren iterativen Zyklen alle betreffenden Prozesse durchzuspielen. „Wir konnten rasch verständlich machen, wie wichtig die simulierte Praxis zur Beurteilung von eventuellen Lücken Lücken und für mögliche Ergänzungen oder Änderungen auch in den organisatorischen Prozessen ist“, erinnert sich der Projektleiter. „Und wir fanden tätsächlich eine Reihe von organisatorischen Veränderungsnotwendigkeiten heraus, die wesentlich mit zum Erfolg der ERP-Einführung beitrugen.“ Produktive Offenheit bewies Pfannenberg auch für andere Notwendigkeiten, die sich aus Projektentwicklungen ergeben können: „Wir haben das Going live in diesem Projekt zweimal verschoben“, berichtet Harald Büchel, „und zwar in bewusster Entscheidung. Am Ende hat der Erfolg unsere Vorsicht bestätigt.“ Das sieht auch Andreas Pfannenberg so, Geschäftsführer des Unternehmens: „Wir sind KUMAvision für die klare, transparente Projektführung wirklich dankbar. Das schuf das nötige Vertrauen, mit dem wir auch weniger bequemen Empfehlungen Folge leisten konnten.“

Beschleunigte Projektabwicklung
Die Bemühung um Passgenauigkeit in der Projektierung, flankiert durch die methodische Vorbereitung, verhilft aber ebenso gut zu rekordverdächtig schnellen Projekteinführungen. Das zeigt das Beispiel von Hain Lifescience GmbH. Geschäftsführer Tobias Hain: „Schon in den ersten Gesprächen mit KUMAvision haben wir gesehen: Es passt, die verstehen, was wir wollen! Bis zum Auftrag ging es dann ganz schnell: Entscheidung innerhalb einer Woche. Und so wie wir angefangen haben, ging es dann auch weiter: Echtbetrieb innerhalb von drei Monaten. Das war schon Rekordzeit.“ 

Unterstützung auch nach Going live
Ob längere oder sehr kurze Projektlaufzeit, mit dem Start in den Echtbetrieb hört die Betreuung durch KUMAvision nicht auf. Diese wichtige Phase, die Post-Implementierunsgphase, ist integraler Bestandteil von „KUMAtarget“. Hier geht es darum, die Anwendung zu optimieren, Abläufe abzurunden und wenn erforderlich noch schneller und effizienter zu machen. Im Erfahrungsaustausch mit den Anwendern wird eventueller Nachschulungsbedarf abgeklärt; in dieser Phase ist es auch wichtig, den Anwendern Einblicke in das Wie und Warum  zu geben. „Wir nennen es Horizonte auf das Neue öffnen“, sagt Projektleiter Harald Büchel.

Helpline mit exzellenter Verfügbarkeit
Schließlich kommt der Spielerwechsel: Wenn das Projekt abgeschlossen ist und übergeben wird, dann übernimmt das KUMAvision-Team der „Helpline“ die Unterstützung. Diese standortübergreifende Einrichtung von KUMAvision zeichnet sich durch hohe Verfügbarkeit aus. „Damit schlagen wir die Brücke zu unserem Bestandskundenmanagement“, erklärt Markus Schrade. Die Bearbeitung von Support, Beratungen und Fehlermeldungen ist zu 100% sichergestellt, und für Anfragen, die nicht unmittelbar zu erledigen sind, wird eine Terminierung festgelegt. „Wir verfügen bei KUMAvision und innerhalb der KUMAgroup über das nötige Potenzial, mit dem wir die komplette Linie der Projekteinführung und den Übergang zu einer sehr effektiven Kundenbetreuung leisten können, schließt Markus Schrade und fügt das Fazit hinzu: „Keine Angst also vor Going live, mit KUMAvision!“ 

 

  Leitstrahl für das Projekt: KUMAtarget