alfatec GmbH

Kleine Teile für große Kunden

Oft sind es die kleinen Teile, die die Welt zusammenhalten. So gesehen trägt die alfatec GmbH dazu bei, dass unser Planet nicht aus den Fugen gerät: Das Nürnberger Unternehmen handelt mit elektronischen Bauteilen. Weil die Firma Kondensatoren, Dioden und Co. in großen Mengen und just in time liefert, benötigt sie ein flexibles ERP- System. Gefunden hat es alfatec in dem Branchenmodul KUMAvision:electronics.

Ein Kondensator kann noch so klein sein: Wenn er auf einer Platine an der vorgesehenen Stelle fehlt, bleibt der Bildschirm dunkel oder das Auto springt nicht an. Konzerne wie Siemens oder Bosch verlöten solche Bauteile millionenfach – und bestellen sie bei Händlern wie der alfatec GmbH. Das Familienunternehmen muss dabei schnell sein – sehr schnell. Denn wenn große Kunden kleine Teile bestellen, erwarten sie eine kurze Reaktionszeit. „In der Regel muss die Ware noch am Tag der Bestellung beim Kunden ankommen“, erklärt Axel Roos, Projektleiter bei alfatec. Weil das Unternehmen die Elektronikteile meist in Fernost bestellt, muss es aber selbst mit Lieferzeiten von 14 Wochen rechnen. Diese komplizierte Logistik stellt jedes ERP-System vor eine große Herausforderung.

Mit Erfahrung punkten

Bis 2005 unterstützte ein zuverlässiges, aber kein Windows basierendes System Buchhaltung, Logistik und Vertrieb. „Die benötigten Informationen konnten wir zwar recherchieren, wir mussten uns aber dafür durch viele verschiedene Menüs klicken und manchmal noch einen Ordner aus dem Schrank holen“, erzählt Axel Roos. Weil dieser Workflow immer weniger den Kundenansprüchen gerecht wurde, machte sich das Unternehmen auf die Suche nach einem modernen ERP-System. Die Wahl fiel auf Microsoft Dynamics NAV 4.0 (vormals Navision). Die KUMAvision konnte als Anbieter schon bei den ersten Gesprächen mit ihrer Erfahrung punkten. Denn wegen der komplizier-ten Unternehmensprozesse durfte sich alfatec keine Experimente erlauben: „Wir wollten auf keinen Fall ein Versuchskaninchen sein“, meint Roos. „Bei anderen Firmen hatten wir oft das Gefühl, dass sie Anpassungen, wie wir sie brauchen, noch nie gemacht haben.“

Weniger als 1 Cent

Bei KUMAVISION fühlte sich alfatec indes gut aufgehoben, denn die Branchenlösung KUMAVISION electronics erweitert Microsoft Dynamics um Funktionen, die im Elektronikbereich erforderlich sind. Beispielsweise kann das Modul elektronische Kleinteile, die oft weniger als einen Cent kosten, zu Preiseinheiten zusammenfassen. Wenn selbst das Branchenpaket einmal nicht genügte, wurde eine Lösung gefunden. „Die Leute von KUMAVISION gingen von Anfang an auf unsere Wünsche ein und wussten auch, wie man sie umsetzen kann“, lobt Roos. So musste das Bestellwesen auf die langen Lieferzeiten aus Fernost angepasst werden. „Wir müssen den Bedarf kennen und verwalten, den wir in 14 Wochen decken müssen“, berichtet Roos. Im Lager von alfatec ist daher auch keine Zeit zum Ausruhen – weder für Mensch noch Material. Mitarbeiter packen eingehende Ware an sechs Packstationen umgehend in Pakete für Kunden, versehen sie mit einem entsprechenden 1-D- oder 2-D-Barcode und verschicken sie. KUMAVISION electronics verwaltet dabei Kundenaufträge und Wareneingang, steuert die Barcode-Drucker und beauftragt UPS mit dem Versand.

Läuft und läuft

Als Familienunternehmen war der alfatec GmbH bei der Auswahl des ERP-Anbieters ein Punkt besonders wichtig: „Wir verfügen über keine EDV-Abteilung mit zehn Mitarbeitern. Deshalb muss das System laufen, ohne dass wir uns groß darum kümmern“, so Roos. Diesem Idealbild kommt die Installation der KUMAVISION schon ziemlich nahe. „Natürlich gab es anfangs Kinderkrankheiten – das ist ja auch normal“, meint Roos. Entscheidend sei aber, wie der Softwareanbieter damit umgeht. „Da war die KUMAVISION vorbildlich und hat auch kurzfristig Anpassungen vorgenommen.“ Jetzt funktioniert die anspruchsvolle Technik einwandfrei: Dank Marketingcockpit sind die Mitarbeiter im Vertrieb immer auf dem Laufenden über den Kunden, den sie betreuen. Das EDIFACT-Modul von KUMAvision sorgt dafür, dass Bestellung und Lieferpläne vollautomatisch eingespielt, protokolliert und elektronisch übertragen werden. Im Lager herrscht permanente Rückstandsauflösung: Das ERP-System überprüft ständig, ob genügend Ware vorhanden ist, um sie einem Kunden zuteilen zu können. So verlassen täglich hunderte individuell gepackter Pakete und Paletten das Lager.

Früh integriert

Allerdings ist auch die beste Installation zum Scheitern verurteilt, wenn die Mitarbeiter sich gegen das neue System sträuben. Um dieser Gefahr vorzubeugen, verfolgten KUMAVISION und alfatec eine Doppelstrategie. Sie banden aus jedem betroffenen Bereich – also Finanzen, Vertrieb, und Logistik – jeweils einen Mitarbeiter schon in die Planungsphase ein. So stellten die Projektteams von KUMAvision und alfatec sicher, dass sie alle Prozesse erfassen, die im Unternehmen ablaufen und die das ERP-System beherrschen muss. Durch den frühen Kontakt mit dem neuen System verloren diese Key-User aber auch ihre Berührungsängste. Diese Unvoreingenommenheit gaben sie an ihre Kollegen weiter, die sie auf der neuen Plattform schulten. Gleichzeitig achteten die Projektteams von KUMAVISION und alfatec darauf, nur die Funktionen von Microsoft Dynamics einzusetzen, die auch tatsächlich gebraucht werden. Denn bislang hatten die Mitarbeiter ein System mit nur wenigen Funktionen genutzt. Microsoft Dynamics hat im Vergleich fast unbegrenzte Möglichkeiten. „Wir mussten die Funktionen auf die tatsächlichen Bedürfnisse des einzelnen Users zurückfahren, damit er nicht von der Vielfalt erschlagen wird“, erklärt Roos.

Reibungslose Umstellung

Auch mit der Dauer des Projekts ist man bei alfatec zufrieden. Nach der Vertragsunterzeichnung im März 2005 folgte der Echtbetrieb zum 1. Dezember 2005. Fertig war die Installation schon deutlich früher, aber mit zahlreichen Tests und Probeläufen wollten KUMAVISION und alfatec einen möglichst reibungslosen Übergang erreichen. Dass dies gelungen ist, beweisen die Reaktionen der Kunden. Stolz berichtet Axel Roos von Einkäufern, die wegen der neuen Formulare fragten: „Habt Ihr die EDV umgestellt? – Davon habe ich gar nichts gemerkt.“

Eingesetzte Lösung:

KUMAVISION electronics

Basis:

Microsoft Dynamics NAV 4.0

Benutzer:

45 Anwender

Besonderheiten:

Bestellwesen muss 14 Wochen im Voraus planen